Rechtskonforme Archivierung mit ELO Enterprise-Content-Management

Zahlreiche Regelwerke und Richtlinien setzen die Grundsätze zur Unternehmensführung und -überwachung für mehr Transparenz und Kontrolle fest. Da gibt es das Bundesdatenschutzgesetz, die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) oder EuroSOX, die kommende achte EU-Richtlinie, die eine striktere Einhaltung von Compliance-Vorgaben fordert.

Überblick behalten im Gesetzes-Dschungel

Mit dem Einsatz von ELOprofessional oder ELOenterprise können Unternehmen die Auflagen des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) einhalten und Compliance sicher umsetzen. Der Oberbegriff „Compliance“ steht für die Einhaltung aller gesetzlichen Regularien wie z.B. GDPdU, GoBS, Basel II etc. Ein System wie ELOenterprise verfügt über alle Mechanismen, um die rechtskonforme Aufbewahrung von Unternehmensdaten sicherzustellen. ELO bietet die effiziente Speicherung von E-Mails sowie die GDPdU-konforme Archivierung von ERP- und Belegdaten an. Das Funktionsspektrum ermöglicht jedoch auch, die Geschäftsdaten in einem vorgangsbezogenen Gesamtzusammenhang zu sehen und hierfür alle benötigten Informationen zu erfassen und zu speichern.

Vorteile von ELO für Ihre rechtskonforme Archivierung

• Sicherheit Ihrer sensiblen Daten
  Mit Hilfe von 128-bit verschlüsselter Datenübertragung, auch über das Internet sowie umfangreicher Berechtigungsfunktionen lassen sich ausgewählte Dokumente und Archivbereiche sichern. Dadurch ist ein hoher Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet. Diverse Backup-Konzepte werden unterstützt.
• Langzeitarchivierung: Auf lange Sicht geschützt
  Es besteht die Möglichkeit Langzeitspeicher wie Jukeboxen, Tape-Roboter oder EMC Centera zusätzlich anzubinden. Mit ELO lassen sich Serverprozesse auf mehreren Hardwareplattformen verteilen. Zudem kann das System auf Serverclustern eingesetzt werden.
• Transparenz schaffen
  ELOenterprise bildet das Backend zur rechtskonformen Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten aller Art. Dabei stellt das System zunehmend einen zentralen Content- und Repository-Dienst bereit und überführt so die verteilte in eine zentrale Datenhaltung. Dies ist nicht nur aufgrund von Compliance-Anforderungen ein wichtiger Gesichtspunkt, sondern auch Basis für eine effiziente Geschäftsprozessabwicklung mit dem Zweck, die richtige Information zur rechten Zeit am richtigen Ort zu haben.
• Integration in bestehende Geschäftsprozesse
  ELO fungiert als Herzstück für unterschiedliche Geschäftsanwendungen, um diese zu einer zentralen Wissensplattform zu verbinden. Neben den klassischen flexiblen Schnittstellen kann ELO durch das Modul ELO BLP nahezu mit jeglicher Geschäftsanwendung nahtlos verbunden werden. Damit wird sichergestellt, dass das GDPdU-konforme Archiv alle Systeme umfasst, in denen steuerrelevante Daten entstehen.
• Transparente Rechnungsbearbeitung
  Unternehmen müssen den Zusammenhang zwischen Rechnung und der dazugehörigen Leistung lückenlos  belegen können, allerdings ist ihnen freigestellt wie. Die ELO Workflow-Lösungen zum Beispiel ermöglichen die einwandfreie Protokollierung von Prozessschritten; Damit sind Unternehmen nicht nur auf der sicheren Seite, sie profitieren auch von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
• Blitzschnell vorgangsbezogen Finden
  Durch die in ELO voll integrierte Lösung ELO iSearch lassen sich alle Informationen blitzschnell finden. Nicht nur die Daten für die elektronische Steuerprüfung, sondern alle zusammengehörigen Informationen auch von weiteren Applikationen wie kaufmännische Anwendungen (ERP), Kundenmanagement-Anwendungen (CRM), E-Mail-Anwendungen können aufgerufen werden.